拜托拜托,加个班好吗?
面对无休止占用你周末时间,无视你工作计划,随时随地丢工作过来让你抓紧时间去完成。这样的客户我们应该都见过吧!也许你会说「客户花钱就是老大,他要什么我就给他,这就是客户导向(Customer Orientation)啊,偶尔帮客户做一点顺水人情,买菜送葱,服务好才会让客户黏住你!」的确,这句话表面上没有什么错,但你们难道不觉得,这句话有种鱼刺卡喉的感觉吗?
先看一个上下游失衡的故事
公司曾经有个重要客户,占我们公司营业额大概1/5左右。他们常在周五下班前,丢几个新的工作过来,礼拜一上午交件。刚开始,客户经理H君都会照单全收,有时还会认为客户抛过来的工作量不是很大,就没请示主管领导,私自找相关同事协调完成。
前几次,大家看她苦苦哀求就都接受了她的拜托,纷纷加班完成了客户爸爸临时抛过来的任务。H君也不失明智的买宵夜给大家吃。但是再一再二之后,原本人际关系很好的H君领略到了身边人的冷言冷语,人际关系也是骤然下降。
后来,因为不能按时完成客户爸爸临时交代的工作,上级主管出面进行了调停。上级主管问了H君如下几个问题:
- 这件事,是不是紧急事件?
- 这客户是不是常常这样?
- 是否第一时间已跟客户报价(急件跟加班的加价费用),客户也回签了或Email回复了?
- 是否跟公司提报了组员的加班费用?
- 这个临时需求,对项目进度有没有后续影响?
H君是一位努力上进的客户经理,他认知到自己还在学习阶段,因此总是积极的面对客户,设法帮客户解决问题。然而却在这份积极之下,却破坏了上下游跟组织的平衡关系。后来演变成,项目小组成员都时常帮这个客户加班。最后,大家讨厌H君,讨厌这个客户,甚至讨厌在这家公司上班。
有的人会觉得,H君做的对啊,充分彰显了公司以客户为导向的企业文化,难道不应该表扬吗?我们应该指责和批评的是哪些不愿意加班,提到这个客户就炸锅,不负责任的哪些组员们?我想持这种观点的应该有不少,那么,为什么会有这种偏见呢,我想是我们误解了顾客导向这个名词。
真正的客户导向,应该是从永续经营或品牌发展的角度来看:越来越接近顾客,更明白顾客的感受,也因此不断进步,提供比以往更适当的服务。
顾客导向并不是靠自己的猜想,去摸索顾客喜欢什么,或是客户一旦想要什么,就立刻满足他;而是透过每一次合作、聊天、结案检讨,来了解另一方、另一种立场的顾客内心感受,以及背后的各种影响关系,例如「他为什么要这样要求?是不是他的主管或其他部门想要干嘛?」并由此来改善服务,解决客户的疑难。
如果客户提出一个急件需求,或超出原本的协议范围,我们可以先设法找到这些答案:
这件事,是不是真的紧急事件?
为什么会提出这个紧急要求?(实际上我在帮他什么忙)
如果缓一缓,不加班处理,会造成什么影响?
此工作在合约范围内吗?是否可以增加预算?
客户导向,是用客户的立场来思考,不是随便他
其实,每一件临时性的需求,或变更需求,都是项目管理当中的一个新事件,应该重新整理一次时间进度、人力、资源,把所有还没发生的事情,都重新安排一次时间进度。
「合约都签了,没办法加预算了啦」
「没办法,客户就是要改」
「还好啦,就是改一点点」
「大家加一点班,不会影响后面工作的」
我们常在项目过程当中听到客户或项目窗口说这样的话,虽然每次都只是一点点小事情,但累积起来就会让项目出现无止境的叉路跟循环。
顾客导向,是让买卖双方都能明显得利,甚至是三方得利(我们、客户、客户的顾客)或四方得利(再加上员工、第三方),任何一方的权利和义务都不能牺牲或丧失平衡,才是真正的顾客导向。
我们可以透过沟通,透过解决问题的过程,透过每一次的合作,让自己一天比一天更加了解客户跟每一个合作单位,这是比执行项目更重要100倍的课题。我们更应该引导客户,让客户站在我们的立场,了解我们为什么可以配合他,或是无法配合他的理由。
知易,行难。不过,很值得努力看看。